Nyttig info for arbeidsgivere

Det er krevende og vanskelig å være en god leder når det stormer som verst under en nedbemannings­prosess. Spesielt i de tilfellene hvor man ikke selv har vært med på selve beslutningen og planleggingen.

Her er noen av tipsene til deg som forsøker å lede din egen stab midt i en vanskelig periode:

Meld deg på!
Som leder må du vise at du støtter prosessen. Dette gjør du enklest ved at du setter deg godt inn i alle detaljene ved prosessen, forsøker å være konstruktiv og gi innspill. På denne måten kan du påvirke utfallet for dine ansatte og deg selv.

Vær klar og tydelig i budskapet!
Det kan være fristende å forsøke å pynte litt på budskapet for å skåne medarbeiderne dine. Det er imidler­tid viktig at du kommer ut med det samme budskapet som ledelsen eller styret har kommunisert. Dersom det er ulikheter mellom det budskapet du gir og det budskapet ledelsen har formidlet, vil det kunne skape forvirring blant de ansatte og i verste fall starte en rykteflom.

Ikke lov mer enn du kan holde!
Det kan være fristende for lederen å rose medarbeidere som er deprimerte eller redde for jobben sin. I noen tilfeller kan denne rosen misforstås som lovnader fra sjefen, spesielt hvis rosen dreier seg om jobbprestasjoner eller jobbkompetanser. Vær obs på hvilke ord du bruker, så du ikke blir fanget i ditt eget nett.

Stå bak beslutningen!
Ledere som unnskylder seg selv ved å ta avstand fra beslutningen som er tatt, vil fremstå som feige. Selv om intensjonen fra lederens side er å beskytte de ansatte, kan tvetydigheten igjen skape store rykteflommer og skade de ansatte mer enn det hjelper.

Ta vare på ansatte som sliter!
Ansatte vil reagere svært forskjellig på usikkerheten som oppstår under nedbemanningen. Noen vil ta det svært tungt, mens andre tar situasjonen med stoisk ro. Som leder bør du sørge for å ha et ekstra våkent øye til de som ikke har det bra. I tilfeller hvor situasjonen begynner å bli kritisk bør du konferere med bedriftshelsetjenesten, personalsjef eller andre som kan hjelpe.

Ikke gjør forskjell på de ansatte!
Ansatte bør behandles mest mulig likt under en nedbemanning. Goder som innvilges til noen kan fort oppfattes som at beslutningen om hvem som må gå og hvem som får bli er tatt. I en nedbemanning vil de ansatte tolke alle handlinger og ord fra lederne ekstra nøye.

Forsøk å dyrke frem positiviteten!
En nedbemanning er ingen enkel situasjon verken for de som må gå eller for de som blir igjen. Ansatte kan ha mange ulike grunner til at de reagerer forskjellig. Trå derfor varsomt frem som leder i slike situasjoner.

Det er likevel viktig at lederen forsøker å skape et positivt klima når det stormer som verst. Det er lett å tenke seg at en negativ fremtidstro etter hvert kan ut­vikle seg til en negativ spiral som vil ramme både de oppsagte og de gjen­værende hardt.

Ta vare på deg selv!
Som leder har du en viss rolle som du må takle profesjonelt. Sørg for at du har noen å snakke med, slik at du får utløp for din egen frust­rasjon og tvil. Allier deg med en annen leder eller kollega i orga­nisa­sjonen som du kan snakke åpent med og som du stoler på.

Vær til stede!
Ledere som ikke er til stede eller som gjemmer seg inne på kon­toret sitt under en nedbemanning vil miste anseelse underveis. Gode ledere er ute blant de ansatte for å støtte, informere, lede, vise vei og løse problemer. Er du ikke til stede i denne situasjonen har du vist «ditt sanne jeg», og du vil ha en lang vei å gå for å gjenreise tillit og respekt.

Er du en del av problemet eller en del av løsningen?
Ingen ledere kan føle seg helt trygge under en stor nedbemanning. Av og til kan også ledere som spiller en viktig rolle under nedbemanningen få oppsigelsen rett etterpå.

Endringer kan du ikke alltid styre, men du kan øke oddsene dine for å fortsette ved å fremstå som en fremtidsrettet og god leder som viser engasjement og interesse for organisasjonen. Kjemper du som leder mot endringene, vil du oppfattes som en del av problemet i stedet for en del av løsningen.

Kommunikasjon er viktig!
Snakk med de ansatte i både formelle og uformelle fora underveis i prosessen. Det sies at man ikke kan informere nok, og det stemmer også i en nedbemanning. Ansatte har et ekstra stort behov for å vite hva som skjer i en slik situasjon, og i de fleste tilfeller kan god kommunikasjon etablere en viktig bro mellom ledelsen og de ansatte.

Lykke til!

Skal du nedbemanne? Dersom du går hardt ut og oppleves som brutal, mister de ansatte motivasjon, og din bedrift mister omdømme utad.

"Nedbemanning må gjøres skjønnsomt - ellers går den eventuelle vinningen opp i spinningen"!

Rykter og rettssaker
Antall rettssaker mot tidligere ansatte indikerer om prosessen er dyktig utført eller ikke.

Lederne synes det er ubehagelig å gå ut direkte og fortelle ansatte at de mister jobben, og utsetter det i det lengste. Samtidig sprer ryktene seg som ild i tørt gress. Det fører til energitap i hele organisasjonen.

Omtrent halvparten av ledere synes det er ubehagelig med nedbemanning, og utsetter i det lengste å informere.

Forberedelser er alfa og omega. Man må tenke gjennom hvordan man skal restrukturere virksomheten. Man må ha klart for seg hvem som skal gå, hvordan prosessen skal gjennomføres og hvordan de ansatte skal informeres.

Det er viktig at alle som informerer de ansatte bruker samme forklaringer og begrunnelser. Hvis ikke sier straks de ansatte til hverandre: «Det var ikke det jeg fikk høre!». Dersom det verserer flere historier, kan man gi de ansatte berettiget grunnlag til å gå til arbeidsretten.

Mistillit
Jo lengre tid prosessen tar, jo større er muligheten for at det sprer seg rykter om at nedbemanningen ikke er gjort av strukturelle årsaker. Men fordi man vil bli kvitt enkeltpersoner som man synes er for dårlige i jobben eller som man ikke liker.

Det er ikke meg som vil dette!
Det er et psykologisk behov å komme med en historie som setter en selv i godt lys, og gjerne andre ledere i et dårligere lys. Dette er den historien man forteller senere arbeidsgivere, venner og familie. Ledelsen må kommunisere den egentlige årsaken til oppsigelsene meget klart. Det er svært negativt for bedriftens omdømme om det oppstår rykter om en skjult agenda.

Inviter fagforening med!
Bedrifter som skal nedbemanne, bør raskest mulig tar kontakt med fagforeningene til de ansatte og bruker dem som medspillere, ikke motspillere. Det demper konfliktnivået og risikoen for både rykter og arbeidsrettssaker.

Omsorg
Vi anbefaler at ledelsen ikke murer seg inne på sine kontorer underveis i nedbemannings-prosessen. Det er lettere å vise støtte, interesse, omsorg og god ledelse for de ansatte gjennom direkte kontakt, enn gjennom kunngjøringer og informasjonsskriv. At ledelsen viser tydelighet og retning er viktige stikkord i all kommunikasjon. Et minstemål er derfor å ha en plan for hvordan nærmeste overordnede systematisk snakker med de ansatte, helst på en-til-en-basis. I tillegg bør det avholdes informasjonsmøter - og alt dette må skje før ryktene begynner å surre for mye.

Forstå at ansatte føler utrygghet og må få bearbeidet informasjonen!
Lederne må innse at de selv og de ansatte ikke er på samme sted i prosessen. De ansatte er opptatt av her og nå, av hva de mister. Av usikkerhet og konsekvenser. De har behov for å sørge over fortiden, de har ikke kommet til det stadiet hvor de planlegger sin egen fremtid.

Lederne derimot er mentalt forbi stadiet hvor medarbeidere må gå. Lederne tenker på restruktureringen av bedriften. De kan lett glemme at de ansatte vet mindre enn dem. De «glemmer» også at en del av de ansatte må forlate bedriften - lederne selv skal jo oftest bli.

Må få uttrykke følelser
Ledelsen må tillate frustrasjon og fortvilelse. Men helst uten at deres nærmeste overordnede, som de kanskje trenger for senere referanser, er til stede.

En nedbemanningsprosess kan skisseres i flere trinn.
Før den endelige beslutningen om nedbemanning tas, bør de tillitsvalgte involveres i beslutningsprosessen dersom det er snakk om en masseoppsigelse. Masseoppsigelser skal rapporteres til Nav. Visse juridiske aspekter bør gjennomgås.

Arbeidsgruppe
Når beslutningen er tatt, bør det opprettes en arbeidsgruppe som skal planlegge prosessen fra start til slutt. I gjennomføringen er det vanlig å avholde et allmannamøte med de ansatte, deretter dele opp i mindre avdelingsmøter.

Informasjonsmøter
Vi anbefaler alltid at de ansatte dagen etter allmannamøtet får tilbud om et informasjonsmøte hvor de kan få snakket sammen om hvordan de opplever situasjonen, samt få informasjon om bistanden de kan få videre. Informasjonsmøtet snur ofte holdningen til den enkelte ansatte fra negativ til forsiktig optimistisk.

På møter som vi holder uten at ledelsen er til stede, er reaksjonene svært ulike. Noen bryter ut i gråt, kanskje de nettopp har tatt opp et svært lån, kanskje de har vært i selskapet i 20 år. Andre, ofte yngre og nyansatte, kan sitte uten å føle på noen vanskelige følelser, men heller optimisme.

Få hjelp av de som kan omstilling!
Videre synes han det er klokt å hyre inn et firma som kan hjelpe de som må gå til å komme seg videre, til å kartlegge hva de kan og hva de vil, deres sterke og svake sider, ønsker og ambisjoner.